چهارشنبه 2 مرداد 1398
24 July 2019
Highlighter
آيا توقف صادرات محصولات فولادي به نفع كشور است؟ »
حضرت آيت الله خامنه اي در ديدار هيات دولت: يكي از مواردي كه بايد در جهت گيري‌هاي كلي دولت مورد توجه قرار بگيرد، مساله‌ سند چشم‌انداز است.اين سند در واقع نقشه‌ راه 20ساله‌ ماست. »
حمایت از بنگاههای تولیدی-تجاری با ‏ایجاد محیطی مناسب و رقابت پذیر »

اصول و تکنیک‌های مدیریت زمان

یکی از مطرح‌ترین کتابها در زمینه تکنیک‌های مدیریت زمان، کتاب مدیریت زمان برایان تریسی است که توسط انجمن مدیریت آمریکا یا AMACOM منتشر شده است.

تنها مشکل برایان تریسی این است که آنقدر به فعالیت‌های بازاری در حوزه مدیریت مشغول شده که به سادگی نمی‌توان کسی را قانع کرد که وی کتاب ارزشمندی هم دارد.

اما به هرحال، کتاب مدیریت زمان برایان تریسی (که در ایران نیز ترجمه و عرضه شده است) حاوی نکات ارزشمندی است که مطالعه آن را توجیه پذیر می‌سازد.

در ادامه سعی خواهیم کرد خلاصه‌ای از نکات مطرح شده در این کتاب را بیان کنیم...

اهمیت زمان

توانایی شما در مدیریت کردن زمان در کنار بسیاری از عوامل دیگر به شما به عنوان مدیر کمک می‌کند تا موفقیت یا شکست خود را رقم بزنید. زمان یک منبع لازم و ضروری برای دست یافتن به هدف است. زمان گرانبهاترین دارایی شماست. نمی‌توانید آن را ذخیره و یا پس‌انداز بکنید و چون از دست رفت، نمی‌توانید آن را از نو ایجاد کنید. هر کاری که بکنید، نیازمند زمان است و هر چه بهتر از زمان خود استفاده کنید، دستاورد بیشتری نصیب می‌برید و پاداشی بیشتر به شما تعلق می‌گیرد.

آن میزان کنترلی که از زمان در زندگی خود دارید تعیین‌کننده اصلی میزان آرامش درونی، هماهنگی و حال خوش ذهن و روان شماست. احساس نداشتن کنترل بر زمان منبع اصلی استرس، اضطراب و افسردگی است. هرچه بهتر بتوانید حوادث مهم و تعیین‌کننده زندگیتان را کنترل کنید، در لحظات زندگی احساس بهتر پیدا می‌کنید، انرژی بیشتر خواهید داشت، بهتر خواهید خوابید و کاری بیشتر صورت می‌دهید.

 

چهار نکته برای افزایش اثربخشی

عامل اول میل و آرزوست: برای کنترل زمان و رسیدن به حداکثر اثربخشی، باید اشتیاقی سوزان داشته باشید.

عامل دوم داشتن قاطعیت است: باید دقیقا تصمیم بگیرید که می‌خواهید از تکنیک‌های مدیریت زمان به طور مطلوب استفاده کنید تا این روشها در شما به عادت تبدیل شوند.

سومین عامل عزم راسخ است: باید بخواهیم با همه وسوسه‌ها رو به رو شوید تا یک مدیر موفق در زمینه مدیریت زمان بشوید.

و سرانجام مهمترین کلید موفقیت در زندگی، داشتن نظم و ترتیب شخصی یا دیسیپلین در زندگی است.

اصل اول: روانشناسی مدیریت زمان

هرچه خود را باصلاحیت‌تر، واجد شرایط‌تر و مولدتر و تواناتر احساس کنید، عزت‌نفستان افزایش می‌یابد. هرچه عزت‌نفس بالاتری داشته باشید، مولدتر و تواناتر می‌شوید. اینها هر کدام دیگری را حمایت و تقویت می‌کند.

کسانی که از زمان استفاده بهینه می‌برند، احساس مثبت و یا اعتماد به نفس دارند و می‌توانند زندگی خود را اداره کنند.

قانون کنترل: شما به اندازه‌ای درباره خود احساس خوب پیدا می‌کنید که احساس کنید کنترل زندگی خود را در دست دارید.

۹۵ درصد احساسات شما و اقداماتی که متعاقب آن انجام می‌دهید، با توجه به حرف‌هایی که به خود می‌زنید صورت واقعیت به خود می‌گیرد.

حتی اگر فکر نمی‌کنید که در مدیریت زمان عالی هستید اما وانمود کنیدکه هستید، این اقدامات، احساسی از داشتن کارایی شخصی به شما می‌دهد. می‌توانید سرانجام اقدامات خود را تغییر دهید و به عادت‌های جدید برسید.

 

اصل دوم: ارزش‌های خود را مشخص کنید.

مهم‌ترین ارزش‌های خود را مشخص کنید و بعد زندگی خود را به شکلی سازماندهی کنید که مطابق با این ارزش‌ها زندگی نمایید.

 

اصل سوم: به بینش و ماموریت خود فکر کنید.

قبل از اینکه پایتان را روی پدال گاز زندگیتان فشار دهید، باید بدانید دقیقا چه خواسته‌ای دارید و به کجا می‌خواهید برسید.

بسیاری از افراد به شدت تلاش می‌کنند اما در جهت اشتباه در حرکتند. علتش این است که دقیقا نمی‌دانند چه می‌خواهند بکنند، نمی‌دانند به کجا می‌خواهند برسند، و با این حال به این توجه ندارند که ممکن است در مسیر اشتباه حرکت بکنند.

اصول و تکنیک‌های مدیریت زمان

 

اصل چهارم: به جلو نظر کنید، به گذشته هم نگاهی داشته باشید.

در زمینه‌هایی از کارتان کند اندیشی برای شما ضرورت مطلق دارد. زمانی را صرف فکر کردن، برنامه‌ریزی، رؤیا و خلق کردن بکنید.

یکی از نکات مشترکی که در زندگی بسیاری از افراد موفق وجود دارد، این است که موفقیت و عظمت در سایه خویشتن‌نگری، بازاندیشی، درون‌نگری و تامل و تعمق به دست می‌آید. باید به طور منظم زمانی را صرف این کنید که کی هستید، چه می‌خواهید و بهترین راه رسیدن به خواسته‌تان کدام است.

زمانی را در نظر بگیرید تا زندگی و فعالیت‌های خود را ارزیابی کنید. به این فکر کنید که امروز کجایید و پنج سال دیگر در چنین زمانی در کجا می‌خواهید قرار بگیرید. به فعالیت‌های امروزتان توجه کنید و ببینید کدام‌یک از آنها می‌توانند بیشترین تاثیر را روی آینده شما بگذارند.

وقتی درباره ارزش‌ها، پنداره و ماموریت خود در کار و زندگی اطلاع شفاف داشته باشید و اگر بدانید به کجا می‌خواهید برسید، تنها در آن وقت است که می‌توانید از تکنیک‌های مدیریت زمان که در اختیارتان قرار می‌گیرند استفاده کنید.

اصل پنجم: برنامه‌هایتان را مکتوب کنید.

قاعده‌ای وجود دارد و آن اینکه هر دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی شود ده دقیقه در وقت اجرا صرفه‌جویی می‌کند. وقتی که آن را درباره کاری انجام دهید، روی کاغذ صرف می‌کنید، بازدهی انرژی شما را ۱۰۰۰ درصد افزایش می‌دهد.

پس از آن که هدفتان را شناسایی کردید، از همه چیزهایی که برای رسیدن به اهدافتان به آن احتیاج دارید، باید فهرستی تهیه کنید. وقتی به برنامه فکر می‌کنید، اقلام جدید را به آن اضافه می‌کنید تا فهرست شما کامل شود.

 

اول باید از فعالیت‌ها به شکل زماندار فهرستی تهیه کنید، از اولین قدم تا آخرین قدم.

هنری فورد می‌گوید: «بزرگترین هدف‌ها تحقق پیدا می‌کنند به شرط آنکه آنها را به اجزای کوچکتر تقسیم کنید.»

دوم، باید اولویتهای این اقلام را مشخص سازید. بپذیرید که ۲۰ درصد اقلام موجود در فهرست شما ۸۰ درصد ارزش شما را ایجاد می‌کند.

گوته می‌گوید: «کارهای مهم هرگز نباید تحت‌الشعاع کارهای کم‌ارزش قرار بگیرند.»

اقدام بدون برنامه‌ریزی علت همه شکست‌ها و ناکامی‌هاست.

جاش بلینگ می‌گوید: «آن چیزهایی که ما می‌دانیم ما را محدود نمی‌کند. آنچه ما می‌دانیم و درست نیست به ما آسیب می‌رساند.»

 

اصل ششم: پروژه‌های خود را ترسیم کنید.

شاید قدرتمندترین ابزاری که برای به حداکثر رساندن اثربخشی و دستاوردهای خود می‌توانید از آن استفاده کنید داشتن فهرست یا چک‌لیست شامل مجموعه اقداماتی به شکل زمانبندی شده است که قبل از شروع کار آن را تهیه می‌کنید.

جنرال موتورز از زیان عمده و ورشکستگی در سال ۲۰۰۹ توانست به ۴.۹ میلیارد دلار سود در سال ۲۰۱۲ برسد. دان اکرسون رییس جنرال موتورز مهمترین علت موفقیت جنرال موتورز را داشتن هدفهای روشن و مشخص بیان کرد.

اصول و تکنیک‌های مدیریت زمان

 

اصل هفتم: فهرست کارهای روزانه خود را تهیه کنید.

شاید قدرتمندترین ابزار مدیریت زمان فهرست روزانه فعالیت‌هایی است که کارهای هر روز را مشخص می‌کند.

در جریان بررسی روی بیش از پنجاه مدیر ارشد به شدت موفق شرکت‌ها، ۴۹ نفر گفتند بهترین سیستم مدیریت بر زمان این است که برنامه‌های روز بعد خود را روی کاغذ بنویسند.

در دنیای کار تنها چیزی را که باید بفروشید کارتان است. مراقب باشید که وقت خود را صرف ارزشمندترین کارها بکنید.

«نه» کلمه مهمی است که در وقت شما صرفه‌جویی می‌کند.

اشخاص بیشترین هدردهنده وقت هستند.

تنها در صورتی می‌توانید زمان را در کنترل خود داشته باشید که از انجام دادن کارهای کم ارزش خودداری ورزید.

اصل هشتم: اولویت‌ها را مشخص کنید.

موضوع اصلی مدیریت زمان این است که کاری را که مهم است انجام دهید. باید از همه ابزارهای مهم و ممکن برای انجام دادن این کار مهم بهره بگیرید.

 

اصل پارتو

در سال ۱۸۹۵، ویلفردو پارتو اقتصاددان ایتالیایی به این نتیجه رسید که قانون ۸۰ به ۲۰ در مورد پول، ملک و دارایی و انباشت ثروت در هرجامعه‌ای کاربرد دارد. به این معنی که ۲۰ درصد اشخاص و خانواده‌ها ۸۰ درصد ثروت و دارایی اروپا را در کنترل خود دارند.

به نظر می‌رسد که قانون ۸۰ به ۲۰ در همه زمینه‌های تلاش‌ها و فهالیت‌های انسانی کاربرد دارد. به عبارت دیگر، ۲۰ درصد کاری که می‌کنید، ۸۰ درصد درآمد شما را تولید می‌کند.

پیتر دراکر در همین راستا به قانون ۹۰ به ۱۰ اعتقاد دارد. گاه ۱۰ درصد کاری که می‌کنید ۹۰ درصد ارزش شما را تولید می‌کند.

 

روش تحت فشار قرار دادن

فهرست کارهای روزانه‌تان را تهیه کنید و بعد از خود بپرسید: «اگر به من زنگ بزنند و بخواهند فردا شهر را به مدت یک ماه ترک کنم، کدام فعالیت فهرست من باید تا فردا انجام شود؟»

بزرگترین دشمن در مدیریت زمان انجام دادن کارهای بی‌اهمیت به جای کارهای پراهمیت است.

 

قانون سه

این اصل کل ارزش وقتی را که برای مطالعه این متن اختصاص داده‌اید جبران می‌کند. این اصل حاصل تجربه و تحقیقات از چندین هزار مدیر است که توسط برایان تریسی بیان شده است. براساس این اصل بدون توجه به اینکه در یک هفته یا یک ماه چقدر کار می‌کنید، سه کار ۹۰ درصد ارزش شما را تولید می‌کند.

اگر از هر کاری که در جریان یک ماه می‌کنید فهرستی تهیه نمایید، به بیست، سی، یا چهل کار و وظیفه می‌رسید. بعد از تهیه لیستی از کل کارهایی که در یک ماه انجام می‌دهید، به این سه سؤال جادویی جواب دهید.

 

  • اگرتنها بتوانم یکی از کارهای مندرج در این فهرست را در تمام مدت روز انجام دهم، کدام فعالیت بیشترین ارزش را به تجارت من می‌دهد؟

  • اگر تنها دو کار از این فهرست را انجام بدهم، دومین کاری که انتخاب می‌کنم کدام است؟

  • اگر تنها بتوانم سه قلم از کارهای مندرج در این فهرست را انجام دهم، سومین کاری که مهم است کدام است؟

اگر این سه مورد کار را شناسایی کنید، متوجه می‌شوید که اینها تقریبا همه ارزش پایان ماه شما را تولید می‌کنند.

 

اصل نهم: در مسیر درست باقی بمانید.

یکی از کارهایی که در زندگی بسیار مهم و حیاتی است، این است که این سؤال را از خود بپرسید: «بهترین استفاده‌ای که از زمان خود می‌توانم بکنم کدامست؟» و بعد از پیدا کردن جواب به این کار بپردازید.

 

 (مربع آیزنهاور)طبقه‌بندی مربعی کارها

 

اصول و تکنیک‌های مدیریت زمان

 

توانایی شما در تفکیک کردن این کارها و طبقه‌بندی درست آنها می‌تواند بهره‌وری شما را به مقدار زیاد افزایش دهد. اکنون به توضیح چهار خانه این مربع می‌پردازیم:

مربع شماره ۱: مهم و اضطراری

کار مهم آن کاری است که برای کار و حرفه‌تان پیامدهای بلندمدت دارد. یک کار اضطراری کاری است که نمی‌توانید انجام دادن آن را به تعویق بیاندازید. کاری که همزمان مهم و اضطراری است کاری است که بلافاصله باید انجام شود. به این مربع «مربع فوریت» می‌گویند.

مربع شماره ۲: مهم اما غیراضطراری

کارهایی که مهم هستند اما اضطراری نیستند. انجام دادن این کارها را می‌توان به موقعی دیگر موکول کرد. و یا دست‌کم انجام دادن آنها را برای مدتی کوتاه به بعد موکول نمود.

کارهای مختلفی در زندگی وجود دارند که در این مربع قرار می‌گیرند. خواندن کتاب‌های مهم در زمینه شغلی، گرفتن واحدهای درسی بیشتر، بهتر کردن مهارت‌ها و توانمندی‌ها، همگی برای پیشرفت‌های آتی حیاتی هستند، اما اضطراری نیستند. از این رو افراد معمولا در انجام دادن آنها مسامحه می‌کنند. متاسفانه بسیاری از کسانی که در کارشان موفق نمی‌شوند افرادی هستند که در بهتر کردن مهارت‌ها و قابلیت‌هایشان به قدری تعلل کرده‌اند که دیگران از آنها جلوتر زده‌اند.

مربع شماره ۳: اضطراری اما نه مهم

اشخاص گمان می‌کنند از آن جهت که طی روز با این مسائل روبرو هستند باید جوابی برای آنها پیدا کنند و حال آنکه اینها آن اهمیت لازم را ندارند. بسیاری از اشخاص حدود نیمی از فرصت‌های خود را صرف کارهایی می‌کنند که اضطراری هستند اما مهم نیستند. این عده در عمل هیچ کمکی به روند کار نمی‌کنند. صحبت با همکاران از جمله مواردی است که می‌توان به آن اشاره کرد.

مربع شماره ۴: نه اضطراری و نه مهم

انجام دادن این قبیل کارها تلف کردن وقت است. این کارها برای شخص و برای سازمانی که آنها در آن کار می‌کنند ارزشی برابر صفر دارند. خواندن صفحات ورزشی روزنامه‌ها و اتومبیلرانی در خیابان‌ها از جمله مواردی هستند که می‌توان به آنها اشاره کرد.

این کارها تلف کردن کامل وقت هستند و کمکی به زندگی شما نمی‌کنند.

عادات کاری خوب ایجاد کنید.

اگر کاری را به تکرار انجام دهید، به آن کار عادت می‌کنید. و عادت وقتی شکل گرفت شکستنش دشوار است.

 

اصل دهم: مهمترین کاری را که می‌توانید بکنید شناسایی کنید.

کار مهم و ضروری سه وجه مشخص دارد:

  • این کاری است که حتما و مطلقا باید انجام دهید تا مسئولیت خود را انجام داده باشید.

  • این کاری است که مسئولیت ۱۰۰ درصد آن برعهده شماست. اگر شما این کار را نکنید، هیچ‌کس دیگری آن کار را انجام نخواهد داد.

  • این کاری است که صد در صد در کنترل شماست. برای انجام دادن آن به مشارکت و کمک شخص دیگری نیاز ندارید.

 

اصل یازدهم: به دیگران واگذار کنید.

یکی از بزرگترین تکنیک‌های مدیریت زمان این است که از دیگران بخواهید بعضی از کارهای شما را انجام دهند. توانایی شما در تفویض کردن کارهای کم‌ارزش به دیگران تا آنها با حقوق کمتر آن کارها را انجام دهند یکی از حیاتی‌ترین مهارت‌های مدیریت نوین است.

هر کاری را که دیگران می‌توانند درسطح شما و یا بهتر از شما انجام دهند، به آنها واگذار کنید.

از قاعده ۷۰ درصد استفاده کنید. اگر کسی دیگر می‌تواند کاری را تا ۷۰ درصد به خوبی شما انجام دهد، بهتر است این کار را به او تفویض کنید.

اصول و تکنیک‌های مدیریت زمان

 

اصل دوازدهم: تمرکز با تمام وجود

تمرکز داشتن یکی از لازمه‌های موفقیت در سطح کلان است. تمرکز بدین معناست که وقتی با مهمترین کارتان شروع می‌کنید، باید بدون اینکه حواستان پرت شود روی این کار باقی بمانید.

همیشه برای کارهای با اولویت زیاد خود وقت کافی در نظر بگیرید. مشخص کنید هرکار چقدر وقت می‌برد و بعد ۳۰ درصد بر این زمان اضافه کنید تا بروز مشکلات احتمالی را پیش‌بینی کرده باشید.

ارل تایتینگل می‌گوید: «هر موفقیت بزرگی با طی دوران طولانی تمرکز ایجاد شده است.»

یکی از مهمترین تکنیک‌های مدیریت زمان این است که در آن واحد روی یک کار متمرکز شوید. در حالی که این کار را انجام می‌دهید مسئولیت‌های دیگری نپذیرید و این کار را تا تمام نشده است به زمین نگذارید.

 

اصل سیزدهم: مسامحه نکنید – تنبلی را کنار بگذارید.

مسامحه و دفع‌الوقت کردن دزد زمان است.

توانایی شما در غلبه بر مسامحه و انجام دادن کار طبق برنامه‌ریزی به عمل آمده می‌تواند تفاوت میان شکست و موفقیت را برای شما رقم بزند.

کسی که مولد است، روی کارهای کم‌اهمیت و بی‌اهمیت مسامحه می‌کند. اما فرد غیرمولد انجام دادن کارهای مهم را به بعد موکول می‌کند.

وقتی از ۳۰۰ مدیر ارشد سؤال شد که کارکنانشان چگونه می‌توانند در شرکتشان در شرایط حرکت سریع قرار بگیرند، ۸۵ درصد آنها گفتند که (۱) باید کارها را اولویت‌بندی کنند و (۲) کارشان را با مهمترین بخش آن شروع کنند.

 

اصل چهاردهم: قطعه‌های زمانی خلق کنید.

برای رسیدن به حداکثر موفقیت و بهره‌وری، به بلوک‌های زمانی احتیاج دارید. مشخص کنید برای انجام دادن هر بخش و جزئی از کار به چه مدت زمان احتیاج دارید. این مدت زمان را صرف انجام دادن آن کار بکنید تا به انتها برسد.

نمی‌توانید کارهای خلاق را با کارهای اداری ترکیب کنید. نمی‌توانید به طور همزمان کارهای عملیاتی را با کارهای خلاق انجام دهید. بعضی از کارها به سریع‌اندیشی و برخی دیگر به کنداندیشی احتیاج دارند. نمی‌توانید کارهای خلاق را در محیط عادی اداری انجام دهید که معمولا عوامل پرت‌کننده حواس در آن زیاد است. مگر آنکه روی در اتاقتان تابلوی مزاحم نشوید نصب کنید. از خود خلاقیت نشان دهید و برنامه‌ای بریزید که بدون مزاحمت دیگران کارهای خلاق و مهم خود را انجام دهید.

صبح‌ها که آمادگی و نشاط بیشتری دارید کار کنید. بسیاری از اشخاص موفق زود می‌خوابند و صبح ساعت ۵ یا ۶ صبح از خواب بیدار می‌شوند. اینگونه ۶۰ تا ۹۰ دقیقه بدون پرت شدن حواس و مزاحمت دیگران می‌توانند کارهایشان را انجام دهند. در این ۹۰ دقیقه می‌توانید به اندازه ۳ ساعت یک کارمند متوسط کار انجام دهید.

زمان دیگری که می‌توانید از آن استفاده کنید فرصت صرف ناهار است.

کار دیگری که می‌توانید بکنید این است که در ساعات بخصوصی از روز در اتاقتان را ببندید تا روی مهمترین کاری که دارید به کار بپردازید.

در بعدازظهر هم یک ساعت بیشتر در دفتر کارتان باقی بمانید تا در غیاب دیگران بدون مزاحمت کار کنید.

 

اصل پانزدهم: مزاحمت‌ها را کنترل کنید.

مزاحمت‌ها و وقفه‌های برنامه‌ریزی نشده از جمله وقت تلف‌کن‌های بزرگ هستند. از جمله این مزاحمت‌ها می‌توان به صدای زنگ کامپیوتر، صدای زنگ تلفن، اس‌ام‌اس و به درون اتاق آمدن همکاران برای صحبت کردن با شما اشاره کرد.

حدود ۵۰ درصد زمان کار در ادارات صرف صحبت‌های خودمانی همکاران می‌شود.

قاعده و قانون برای شما این است که در تمامی مدت زمان کاری کار کنید. وقتی به دفتر کارتان می‌روید، بلافاصله کارتان را شروع کنید. با دیگران حرف نزنید، روزنامه نخوانید و در اینترنت به جستجو نپردازید.

وقتی کسی به شما تلفن می‌کند، بلافاصله به سر اصل مطلب بروید.

اگر کسی برای صحبت کردن با شما به اتاق شما آمد، به او بگویید: «خیلی مایلم با شما حرف بزنم، اما فعلا کار دارم، گزارشی دارم که تا بعداز ظهر امروز باید تمام شود.»

وقتی کسی به اتاق شما می‌آید، بلافاصله از جایتان برخیزید و به کسی که به اتاق شما آمده بگویید: «داشتم از اتاق بیرون می‌رفتم. چه می‌توانم برایتان انجام دهم؟» بعد به اتفاق او از اتاقتان خارج شوید و در راهرو بایستید، با او حرف بزنید و حرف‌هایش را بشنوید.

پیتر دراکر در کتاب مدیر مؤثر می‌نویسد: «نه تنها دیگران وقت شما را تلف می‌کنند، بلکه شما هم وقت آنها را تلف می‌کنید.»

اصول و تکنیک‌های مدیریت زمان

 

اصل شانزدهم: کارهایتان را دسته‌بندی کنید.

با دسته‌بندی کارهای مشابه را با هم انجام دهید. وقتی کارهای همسان یا ساده را پشت‌سرهم انجام می‌دهید، منحنی یادگیری سبب می‌شود که زمان کمتری صرف انجام دادن کارها شود.

اجازه ندهید ایمیل شما را کنترل کند. به جای آن ترتیبی بدهید که ایمیل حکم یک ابزار تجاری پیدا کند. ایمیل‌های خود را در نهایت روزی دو بار کنترل کنید. از این بهتر، رسیدگی به ایمیل‌های خود را به آخر هفته موکول کنید.

 

اصل هفدهم: مدیریت بر تلفن

برای رسیدن به حداکثر بهره‌وری باید تلفن را در جایگاه خود قرار دهید تا برده هرکسی که شماره شما را می‌گیرد نباشید.

اگر مجبورید که با چندین نفر تماس بگیرید، این کار را پشت سر هم انجام دهید.

هرگاه به کسی زنگ می‌زنید، از او بپرسید: «آیا برای صحبت کردن فرصت دارید؟» مدیران ارشد از این عبارت مؤدبانه و حرفه‌ای استفاده می‌کنند.

از تلفن به عنوان یک ابزار تجاری استفاده کنید. حرفهایتان را خلاصه کنید. به سرعت حرف بزنید و حرفتان را تمام کنید. رفتاری مؤدبانه و دوستانه داشته باشید. هدف‌گرا باشید.

 

اصل هجدهم: جلسات مؤثر برگزار کنید.

۲۵ تا ۵۰ درصد وقت مدیران در انواع و اقسام جلسات سپری می‌شود. البته این آمار در ایران بیشتر هم هست.

مطمئن شوید که برای تشکیل یک جلسه یا شرکت در یک جلسه دلایل منطقی داشته باشید. هر جلسه را یک سرمایه‌گذاری تجاری در نظر بگیرید. به این فکر کنید که هر جلسه برای خود هزینه‌هایی دارد.

از تشکیل جلسه‌های بی‌مورد خودداری کنید. اگر احساس کردید که نیازی به حضور شما در آن جلسه نمی‌باشد، از شرکت در آن جلسه خودداری کنید.

برای هر جلسه‌ای دستوری تهیه کنید. دستور جلسه باید همیشه مکتوب باشد. مطالب دستور جلسه را اولویت‌بندی کنید. ابتدا با مهمترین موضوع شروع کنید. اجازه ندهید که صحبت‌ها از مسیر درست خارج شوند. جلسه را راس زمان تعیین شده شروع کنید.

در جلسات با علم به اینکه دو گوش برای شنیدن و یک دهان برای صحبت کردن دارید حضور پیدا کنید. از گوش‌ها و دهان خود به همین نسبت استفاده کنید.

در جلسات بیشتر سؤال کنید و بیشتر به جواب‌هایی که می‌گیرید گوش کنید.

یکی از بهترین شیوه‌های تشکیل جلسات، تشکیل جلسه به طور ایستاده است. کسی روی صندلی نمی‌نشیند، بلکه به سرعت حرف‌های خود را می‌زنند و به سر کارشان می‌روند.

پیتر دراکر می‌گوید: «هر برنامه‌ای که بیش از ۲۵ دقیقه وقت مدیر را بگیرد، یک سازمان‌دهی بد است.»

 

اصل نوزدهم: سریع‌تر بخوابید، بیشتر به حافظه بسپارید.

زمان بگذارید و برای خواندن مطالب مفید وقت مناسب پیدا کنید. اگر از روی کامپیوتر می‌خوانید، دکمه حذف زیاد استفاده کنید. هر مطلبی را  که به درد نمی‌خورد حذف کنید. از خواندن مطالب بی‌ارزش و یا بی‌ربط درباره زندگی و کارتان خودداری کنید.

وقتی به داده‌های اطلاعاتی مهم می‌رسید، وقتی اینترنت را می‌خوانید و به مطلب مهمی می‌رسید، از آن کپی بگیرید و مطلب را در جایی بایگانی کنید و در زمان مناسب آن را بخوانید. وقتی به این کار عادت کردید، با کمال شگفتی می‌بینید که چقدر بیشتر می‌خوانید.

باید روزنامه‌ها، مجلات، مقالات و بروشورها و نشریات را به طور انتخابی بخوانید. باید مطالبی را بخوانید که برای شما مهم هستند. فهرست مطالب را اول مرور کنید و مطلبی را انتخاب کنید که احساس می‌کنید مهم است. بعضی از مطالب را هم می‌توانید علامت‌گذاری کنید تا آن را در زمان‌هایی که فرصت مناسبی دست می‌دهد بخوانید.

تا زمانی که مغز خود را تغذیه نکنید، نمی‌توانید در کار و حرفه‌تان در اوج خود قرار بگیرید.

اصول و تکنیک‌های مدیریت زمان

 

اصل بیستم: برای بهسازی خود سرمایه‌گذاری کنید.

مهمترین کاری که برای افزایش ارزش و بهبود نتایج خود می‌توانید بکنید این است که روی بهسازی و توانمندی‌های خود سرمایه‌گذاری کنید.

رشد و بهسازی شخصی باید فعالیتی ادامه‌دار باشد.

اگر در حد مهارت‌ها و دانسته‌های امروزی باقی بمانید، فردا نمی‌توانید بیش از امروز پیشرفت کنید. برای آنکه در کارتان پیشرفت کنید، باید بر میزان علم و دانش خود بیفزایید. باید بیشتر یاد بگیرید.

همه روزه برای رشد و بهسازی خود کار کنید. اگر روزی یک ساعت کتاب بخوانید تا بهبودی در کارتان ایجاد شود، می‌توانید در راس حرفه و کار خود قرار بگیرید.

اصل بیست و یکم: فضای کارتان را سازماندهی کنید.

پیتر دراکر می‌گوید: «مدیران موفق و مؤثر میز کارشان مرتب و سازمان یافته است.»

همه بررسی‌های انجام شده نشان می‌دهند وقتی کسی روی میزش را مرتب و پاکسازی می‌کند، به طوری که تنها یک کار روی میزش باقی می‌ماند، بهره‌وری‌اش یک شبه دو یا سه برابر می‌گردد.

میز شلوغ تولید پرتی حواس می‌کند زیرا ذهنتان پشت میز شلوغ سرگردان می‌شود.

 

جمع‌بندی

مهمترین کاری که باید در زندگی و کار رعایت کرد حفظ تعادل و رعایت اعتدال است.

هدف اصلی از آموختن تکنیک‌های مدیریت زمان بهتر کردن کیفیت زندگی است. می‌خواهیم بر شادی و خوشبختی خود بیفزاییم.

کیفیت کار ما تحت تاثیر سه عامل است:

  • اولی کیفیت زندگی درونی یعنی اینکه با خود چگونه کنار می‌آییم، چقدر خودمان را دوست داریم و درباره منش و شخصیت خود چه برداشتی داریم.

  • دومین موضوع مهم سلامتی است. هر موفقیتی بدون داشتن سلامتی بی‌فایده است.

  • سومین عامل که از همه مهمتر است، اینکه وقتی را صرف روابط و مناسبات خود کنیم. اگر به اندازه کافی برای بهترکردن روابط خودمان با دیگران وقت صرف کنیم، به شادی، رضایت خاطر و موفقیت بیشتری می‌رسیم.

 

 

 

نظر بگذارید

نام شما:
موضوع:
نظر:
joomir.com